Planilha de Controle de Estoque para Restaurante: 5 abas prontas + exemplo preenchido
Uma planilha de controle de estoque para restaurante precisa de cinco abas: cadastro de insumos com estoque mínimo, entradas por compra, saídas por consumo, inventário com a contagem física ao lado do saldo e alerta do que está abaixo do mínimo. O saldo da planilha é estoque inicial + entradas − saídas. A diferença entre esse saldo e a contagem é a perda que ninguém anotou durante a semana.
"A carne acabou no sábado às 21h, mas a planilha dizia que tinha 6 quilos. Ela não estava errada: só ninguém lançou a quinta e a sexta."
Aqui está a estrutura inteira: cinco abas, colunas com nome, uma semana preenchida com valores de exemplo, a conta do estoque mínimo e um CSV que abre no Excel e no Google Sheets sem cadastro. Os argumentos para largar a planilha ficam com o artigo sobre como controlar estoque de restaurante sem planilha; este aqui é sobre montar o arquivo e mantê-lo vivo.
O que a planilha de controle de estoque precisa ter
Cinco abas, nesta ordem: Cadastro de insumos, Entradas, Saídas, Inventário e Alerta de mínimo.
A separação segue quem preenche e quando. O cadastro é feito uma vez. Entradas e saídas são lançamento bruto, uma linha por evento, digitadas por quem recebe a mercadoria e por quem fecha o turno. Inventário e alerta são leitura por fórmula, olhados pelo dono na segunda de manhã. Quando tudo mora numa aba só, o saldo vira conta refeita à mão, e é na semana corrida que a planilha morre.
Baixe o modelo pronto — as cinco abas em blocos, com a semana de exemplo preenchida.
⬇️ Baixar planilha em CSV Abre no Excel e no Google Sheets. Recorte cada bloco para uma aba própria.Aba 1 — Cadastro de insumos
| Coluna | O que vai nela |
|---|---|
| Descrição do insumo | Nome como aparece na cozinha: "Pão de hambúrguer", "Carne moída bovina" |
| Tipo | Unidade, kilo ou litro |
| Estoque atual | Quantidade da última contagem |
| Estoque mínimo | Abaixo disso, compra (a conta está na aba 5) |
| Preço de custo | Último preço pago, por unidade, quilo ou litro |
| Compõe CMV? | Sim ou não. Guardanapo e material de limpeza entram no estoque, mas não no CMV |
| Data de vencimento | Do lote que está na prateleira |
| Categoria | Proteína, hortifruti, laticínio, bebida, embalagem, limpeza |
| Fornecedor | Quem entrega, para a aba de entradas puxar |
As sete primeiras colunas, nessa ordem, são as que a importação de insumos do SisFood lê de um arquivo CSV ou Excel. Se um dia a planilha virar sistema, essa aba entra sem redigitar. Categoria e fornecedor ficam depois porque a importação não os usa.
Um detalhe que decide se a planilha funciona: a unidade tem que ser a em que o insumo sai, não a em que ele entra. Queijo que chega em peça de 3 kg e sai em fatia de 20 g é cadastrado em kilo, com a saída lançada em 0,020.
Aba 2 — Entradas (compras)
| Coluna | O que vai nela |
|---|---|
| Data de entrada | Dia em que a mercadoria chegou (a data da compra fica na nota) |
| Insumo | Mesmo nome da aba 1 |
| Quantidade | Na unidade da aba 1, conferida na balança do recebimento |
| Preço unitário | O da nota, já com frete rateado se houver |
| Total | Quantidade × preço unitário |
| Fornecedor | Quem entregou |
| Nota fiscal | Número da NF-e, para achar o XML depois |
| Validade do lote | Vai para a coluna de vencimento da aba 1 se for a mais curta |
A coluna de preço unitário é a que muda o resto. Toda entrada nova deve atualizar o preço de custo da aba 1, porque é ele que alimenta a ficha técnica do prato e, por tabela, o CMV. Carne comprada a R$ 28 o quilo em março e paga a R$ 32 em agosto, sem atualizar a aba 1, dá uma margem que já não existe.
Aba 3 — Saídas e consumo
| Coluna | O que vai nela |
|---|---|
| Data | Dia da saída |
| Insumo | Mesmo nome da aba 1 |
| Quantidade | Na unidade da aba 1 |
| Motivo | Venda, perda, quebra, vencido, consumo da equipe, cortesia |
| Quem lançou | Nome de quem fechou o turno |
O motivo é a coluna que paga o trabalho de preencher. Se todas as saídas virarem "venda", a aba de inventário mostra a diferença, mas não diz de onde ela veio. Com o motivo separado, o fim do mês diz quanto foi para o lixo por vencimento e quanto a equipe consumiu.
Aqui aparece o primeiro limite prático. Lançar a saída de venda insumo a insumo significa somar no fim do turno quantos hambúrgueres saíram e converter em pão, carne e queijo; com 40 itens no cardápio e três canais de venda, isso vira estimativa semanal, e a planilha passa a controlar só perda e compra.
Aba 4 — Inventário: a contagem contra a planilha
| Coluna | Como se calcula |
|---|---|
| Insumo | Um por linha, todos da aba 1 |
| Saldo inicial | Contagem do inventário anterior |
| Entradas | Soma da aba 2 no período |
| Saídas | Soma da aba 3 no período |
| Saldo da planilha | Saldo inicial + entradas − saídas |
| Contagem física | Contado na prateleira, geladeira e freezer |
| Diferença | Contagem − saldo da planilha |
| Diferença em R$ | Diferença × preço de custo da aba 1 |
Essa é a aba que justifica as outras três. A diferença entre o que a planilha diz e o que está na prateleira é a perda que ninguém lançou, e em reais, somada no mês, costuma ser o número que faz o dono levar o controle a sério.
Exemplo preenchido: uma semana de hamburgueria
Uma hamburgueria de bairro, cinco insumos, uma semana. Valores fictícios, só para mostrar a conta fechando.
| Insumo | Saldo inicial | Entradas | Saídas | Saldo da planilha | Contagem | Diferença | Diferença em R$ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pão de hambúrguer (un) | 120 | 300 | 340 | 80 | 74 | −6 | −R$ 5,40 |
| Carne moída (kg) | 8,0 | 30,0 | 32,4 | 5,6 | 4,9 | −0,7 | −R$ 22,40 |
| Queijo fatiado (kg) | 2,0 | 6,0 | 5,4 | 2,6 | 2,6 | 0 | R$ 0,00 |
| Batata congelada (kg) | 10,0 | 24,0 | 27,0 | 7,0 | 6,2 | −0,8 | −R$ 11,20 |
| Refrigerante lata (un) | 48 | 120 | 131 | 37 | 33 | −4 | −R$ 12,40 |
| Semana | −R$ 51,40 |
Os 32,4 kg de carne saíram de 180 hambúrgueres a 180 g cada, como manda a ficha técnica. Os 700 g a menos na contagem são o que sobra quando a chapa pesa 185 g em vez de 180. Cinquenta reais na semana é pouco; em 30 insumos, doze meses, deixa de ser.
Quer entender por que a contagem manual é o ponto em que a planilha para de acompanhar a operação?
Ler o guia de controle de estoqueAba 5 — Alerta de estoque mínimo
| Coluna | Como se calcula |
|---|---|
| Insumo | Puxado da aba 1 |
| Estoque atual | Contagem mais recente |
| Estoque mínimo | Da aba 1 |
| Situação | "Comprar" se atual ≤ mínimo; "OK" se acima |
| Quantidade sugerida | Consumo de uma semana − estoque atual |
A aba só funciona se o mínimo da aba 1 tiver sido calculado. A conta:
Com a carne do exemplo (ilustrativo): 32,4 kg na semana dá cerca de 4,6 kg por dia; o açougue entrega em 2 dias, então 9,2 kg cobrem a espera; com 20% de margem para o sábado e o atraso, o mínimo fica em uns 11 kg. Com 4,9 kg na contagem da segunda, a linha aparece como "Comprar".
A margem depende do insumo: o que estraga rápido pede margem menor e pedido mais frequente; o seco, com fornecedor que só passa na terça, pede margem maior.
A rotina que mantém a planilha viva
Recebimento, turno, segunda e dia 1º
- Ao receber mercadoria. Quem recebe pesa, confere contra a nota e lança na aba 2 na hora, com o número da NF-e. Se ficar para depois, a nota some na gaveta.
- No fechamento de cada turno. Quem fecha lança as saídas do dia na aba 3, com motivo. Perda e quebra entram no dia em que acontecem.
- Toda segunda de manhã. Contagem dos insumos de maior custo (proteína, queijo, bebida) e aba 4 só para eles. Meia hora.
- Todo dia 1º. Contagem completa, aba 4 inteira, diferença em reais somada no mês.
- A cada compra grande. Atualizar o preço de custo na aba 1, senão a ficha técnica e o CMV ficam com preço velho.
O passo 3 é o que a maioria pula, e é o que pega o furo com uma semana de atraso em vez de quatro.
Onde a planilha quebra
Funciona bem num balcão com cardápio curto e um dono conferindo. Três coisas rompem esse arranjo.
A saída por venda é digitada. Cada hambúrguer vendido precisa virar uma baixa de pão, carne e queijo, e ninguém faz isso pedido a pedido no pico de sexta. Um sistema com controle de estoque ligado ao PDV faz essa baixa no momento da venda, pelos insumos da ficha técnica.
A ficha técnica mora em outro lugar. A planilha de estoque não sabe que um X-burger consome 180 g de carne. Quem sabe é a ficha técnica, e as duas só conversam se alguém fizer a conversão à mão.
A nota fiscal é digitada item a item. Nota com 14 itens é 14 linhas na aba 2 e 14 preços de custo para atualizar na aba 1. O XML da NF-e já traz tudo isso, e importar o XML no estoque elimina a digitação e atualiza o custo no mesmo passo.
A planilha que chegou até a aba 4 já ensinou o que a operação precisa medir; o sistema entra para tirar a digitação do meio.
O que muda com um sistema
O SisFood é uma plataforma de gestão e automação para restaurantes com foco em operação e aumento de lucro, e o estoque nele nasce da venda. A tela de Estoque e Compras mostra os cards de situação (normal, alerta, baixo e sem estoque) calculados sobre o estoque mínimo de cada item e monta a lista de compras a partir do que está em alerta ou crítico.
A entrada vem pelo XML da NF-e: o sistema cruza cada item da nota com os produtos e insumos cadastrados, você confirma o vínculo, e estoque e preço de custo atualizam juntos. A saída acontece na venda, pela ficha técnica, valendo para produto simples, pizza por tamanho e adicionais. E a aba 1 desta planilha entra pela importação de insumos, que aceita CSV, XLS e XLSX com as sete primeiras colunas na ordem descrita acima.
O que o sistema não faz
O SisFood não tem uma tela de inventário com lista de contagem: a conferência física continua sendo sua, ajustando o estoque atual de cada item na tela. O ajuste manual não tem campo de motivo (perda, quebra, vencido), não há controle por lote e o alerta de mínimo é a cor na tela, sem aviso por WhatsApp ou e-mail. A aba 4 desta planilha continua útil mesmo com o sistema.
Perguntas frequentes
Monte cinco abas: cadastro de insumos com unidade, preço de custo e estoque mínimo; entradas por compra; saídas com motivo; inventário comparando o saldo calculado com a contagem física; e alerta do que está abaixo do mínimo. A fórmula central é saldo = estoque inicial + entradas − saídas, e a diferença para a contagem é a perda não registrada.
No cadastro: descrição, tipo, estoque atual, estoque mínimo, preço de custo, compõe CMV, validade, categoria e fornecedor. Nas entradas: data, insumo, quantidade, preço unitário, total, fornecedor e nota fiscal. Nas saídas: data, insumo, quantidade, motivo e quem lançou.
Consumo médio por dia multiplicado pelo prazo de reposição do fornecedor, mais uma margem de segurança. Um insumo que consome 4,6 kg por dia com entrega em 2 dias precisa de 9,2 kg para cobrir a espera; com 20% de margem, o mínimo fica em torno de 11 kg. A margem varia com a perecibilidade e com a confiança no fornecedor.
Quase sempre é perda não registrada: porção acima da ficha técnica, quebra sem lançamento, consumo da equipe, cortesia ou desvio. A coluna de motivo na aba de saídas é o que separa um do outro. Diferença positiva, com mais na prateleira do que na planilha, costuma ser entrada não lançada.
A aba de cadastro, sim. O SisFood importa insumos de CSV, XLS ou XLSX lendo descrição, tipo, estoque atual, estoque mínimo, preço de custo, compõe CMV e data de vencimento, nessa ordem, pulando o cabeçalho. Entradas e saídas passadas não entram; depois da migração, a entrada vem do XML e a saída, da venda.
Conclusão
Uma planilha de estoque com cinco abas resolve o controle de um restaurante pequeno enquanto alguém lançar entrada no recebimento, saída no fechamento e contar os insumos caros toda segunda. Baixe o modelo, ajuste categorias e fornecedores e comece pela aba de inventário, que é onde o número aparece.
Quando a digitação da saída começa a atrasar
Baixa de insumo na venda pela ficha técnica, entrada pelo XML com preço de custo atualizado e lista de compras pelo estoque mínimo. Veja o estoque do SisFood rodando com o seu cardápio.
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